Vad är TA-system?

TA-system är en mjukvara eller ett mjukvarusystem för företag som vill skicka eller ta emot paket och gods och därför behöver köpa, boka och hantera transporter från transportföretag.

Publicerad: 2017-09-07
Senast redigerad: 2020-10-19

TA står för transportadministration. TA-systemet kan vara fristående eller integrerat i till exempel ett affärssystem, lagersystem eller en e-handelsplattform.

TA-system har beröringspunkter med, men är inte samma sak som, det engelska eller internationella konceptet Transport Management System, vilket förkortas TMS. En bättre engelsk översättning är digital logistics eller software platform for shipping.

Grundfunktioner i ett TA-system

Eftersom ett TA-system används av företag och organisationer för att planera, skicka och spåra gods, bör det till ett minimum bestå av funktioner som bistår med:

• val av transportör,
• bokning av transport,
• utskrift av fraktdokument såsom etiketter och fraktsedlar,
• hantering av EDI-filer,
• avisering,
• spårning av gods

Transportadministration

För att bättre förstå vad ett TA-system är underlättar det om man först vet vad transportadministration är.

• I bred bemärkelse handlar transportadministration om hur ett företag eller en organisation strävar efter att utnyttja sina interna och externa transportresurser effektivt.
• Transportadministration i en snäv bemärkelse handlar om hur företag hanterar speditionen och transporten av gods till deras kunder. Det betyder att alla företag som skickar eller tar emot gods eller paket måste administrera dessa leveransflöden.

Ju effektivare denna administration är ju bättre. Det är i denna insikt värdet av ett transportadministrativt system blir tydligt.

Varför finns TA-system?

För att gods eller paket ska nå fram på ett önskvärt sätt måste många variabler både internt hos företaget som skickar godset (dvs. transportköparen) och externt hos transportören klaffa. Därför kan man säga att det övergripande syftet med ett TA-system är att på olika sätt underlätta och förbättra interaktionen mellan a, b och c.

a. Företagets (dvs. transportköparens) system för orderhantering. (För mer information om orderhantering se nedanstående stycke om affärssystem.)

b. Företagets (dvs. transportköparens) lagersystem eller distributionscenter.

c. De interna eller externa transportköpare som sköter den fysiska transporten av det som företaget (dvs. transportköparen) vill skicka till sina kunder.

Läs mer: Utan TA-systemet hamnar vi i logistikens medeltid | DB Schenker berättar.

Det logistiska navet

Det transportadministrativa systemet är som ett logistiskt nav eller en hub i ett kollaborerande nätverk av transportköpare, transportörer och kunder.

Värdet av ett TA-system

Ett välfungerande TA-system bör generera följande affärsvärden.

1. Minskade kostnader till följd av bättre planering av vägval.
2. Minskade kostnader till följd av smartare lastning.
3. Minskade kostnader till följd av möjligheten att nyttja den mest passande transportören för en sträcka.
4. Transportkedjan blir mer transparant, vilket gör det enklare att vidta åtgärder där, och när, det uppstår problem.

Läs mer: Revisorerna grät nästan av lycka. Så här moderniserade Smedbo sin lagerhantering.

TA-system och affärssystem

Ett transportadministrativt system kan vara fristående eller integrerat i ett affärssystem.

• Ett fristående TA-system är ett system som enbart eller som tillval erbjuder funktioner och tjänster för transportadministration genom en separat webbportal, app eller motsvarande. Där du som transportköpare loggar in.
• Ett TA-system som är integrerat i ett affärssystem jobbar synkroniserat med företagets övriga verksamhet som exempelvis orderhanteringen.

Ett affärssystem eller det internationellt mer gångbara begreppet ERP-system (Enterprise Resource Planning) är ett program som hjälper företaget med ekonomistyrning, administration och informationshantering. Ett bra affärssystem kan bidra till att företaget når sina mål, ökar produktiviteten och kvaliteten. Ett bra affärssystem kan också bidra till bättre beslutsfattande.

Ofta är ett affärssystem uppbyggt av moduler. Respektive modul kan slås på eller aktiveras beroende på vilken funktion som önskas. Exempel på funktioner är bokföring, hantering av inköp- och försäljning, ut- och inleveranser, fakturering, personalstyrning.

Det finns också affärssystem som fokuserar på företagets lagerhantering. Ett så kallat lagersystem. På engelska kallas det för WMS, vilket är en förkortning för Warehouse Management System.

Ett transportadministrativt system som integreras i ett affärssystem kan exempelvis jobba i fas med orderhanteringen och på så vis jobbar mer automatiserat.

Läs mer: Jakten på det enda systemet | Endeavor berättar

Olika TA-system

Det finns lokalt installerade transportadministrationssystem och molnbaserade system.

TA-branschen var tidigt ute med molnplattformar. Och idag kan samtliga TA-system på marknaden integreras i ett affärssystem på något sätt. Men ambitionsnivån varierar, från enkla adressimporter till total integration.

Hur fungerar ditt TA-system?

Ladda ner checklistan här och få koll på hur ditt TA-system eller fraktsystem fungerar.

Publicerad av LogTrade Technology AB.